Stratejik Eğitim ve Danışmanlık firmasından Uzman Eğitmen & Kıdemli Danışman Sayın Ahmet Levent Öner, ‘yetki ve sorumluluk vermek veya almak’ konusunda günlük iş hayatında yaşanan zorlukları ve bunları aşmanın yollarını anlatıyor:

Hemen her çalışanın ve her kademedeki yöneticinin ortak derdi olan bir konu. Acaba gerçekten de dert var mı? Varsa nerelerdedir?
Konumuza “Yetki nedir?” sorusuna cevap vererek başlamak istiyorum. Zira yönetim veya liderlik seminerlerimde bu soruyu katılımcılara sorduğumda çoğu kez üzülerek ‘doğru cevap’ alamıyorum…

‘Yetki’, kaynak kullanma izni demektir. Enerjiyi, malzemeyi, parayı, makina ve tesisleri, insan gücünü kısaca aklımıza gelecek her türlü kaynağı kullanmaya, tasarruf etmeye yönetip, yönlendirmeye verilen izindir. Hal böyle olunca da; tamamen yetkisiz insan yok demektir. Öyle ya her iş yerinde elektrik düğmesine basılır, ışıklar açılıp, kapanır, doğal olarak belli malzemeler kullanılır ve mal veya hizmet üretiminde bazı kaynaklar kullanılır. Önemli olan, kullandırılacak olan yetkinin tipi ve miktarıdır.

‘Sorumluluk’ ise; bir iş yapan kişinin, o işi yapması için yükleneceği görevin yüküdür. Kısaca, işi halletme, amaca ulaşma işidir. İnsanlar bir işi yapmak için önce bizatihi o işe ve müşterilerine karşı ve tabii bir üst yöneticisine karşı bir yükümlülük altındadır. Aslında; etik davranmak, yarar üretmek, insanlara hizmet etmek, yaptığımız işlerde; zaman başta olmak üzere, her kaynağı israf etmeden, gereği kadar kullanıp, tüketmek her insanın genel sorumluluklarındandır. Yalnız; herhangi bir sorumluluğu yerine getirebilmemiz için, kısaca, amirimiz veya patronumuza, topluma veya her hangi bir insana karşı ‘mükellef’ olabilmemiz için, bilgi ve beceri denen bazı niteliklere haiz olmamız, bunları kazanmış veya ‘kazandırılmış’ olmamız, bunun yanında gereği kadar da yetkimizin olması gerekir.

GÖREVİN TANIMI VE HEDEF NET-AÇIK OLMALI
Bir işi sahiplenerek ‘doğru biçimde’ yapabilmemiz için, o görevin tanımının yapılmış olması, hedefin net ve açık olarak verilmiş olması, gereken bazı özel veya genel becerilerin bizde bulunması gerekir. Tüm bu bilgi, beceri, tanımlar ve
hedefler varsa, bize de, o işi en iyi şekilde ve en az kaynak kullanarak, fire ve ıskartalara sebep olmadan yapmak düşer. İşte bu ilgili işi doğru yapma sorumluluğumuzdur.

Çevremizde büyük ölçüde olan şudur:
İşveren (Patron veya yönetici) sorumsuzluktan, işin hatalı, eksik yapılmasından veya ‘iş görenin işi bilmemesinden veya savsaklamasından’ şikayet ettiği gibi, iş gören de; patronu veya yöneticisinin ‘Yeterince yetki vermemesinden, ne yapılacağını tam tarif etmemesinden’ dahası; “Ne yapılacağını ve sorunun nasıl çözüleceğini amir olarak kendisinin bilmemesinden’ dem vururlar. Kısaca amire göre personeli, personele göre de amiri yetersizdir çoğu zaman(!)

İşler neden aksar? Neden gereği gibi yapılmayabilir sorusunun en özet ve ‘kaçamaksız cevabı’ şu aşağıda sayacağım belli başlı ve ‘kaçamağı olmayan’ noktalardadır:

1. Yapılacak işi; vereceğimiz görevi, işin sahibi veya yönetici olarak biz biliyor muyuz? Çok iyi bilmeli ve öğrenmeliyiz. Bizzat yapmamız şart değilse de; çok iyi bilmemiz gereklidir.

2. İlgili görev için bir ‘iş tanımımız’ var mı? Bu iş tanımı, gerçekten bir tanım mı, yoksa, beş, on satırdan oluşmuş bir ‘genel ve yüzeysel’ tanım mıdır? İş tanımlarınızı tamamlayınız, revize ederek, güncelleştiriniz. ‘Artık İş Tanımı Yapılmıyor…’ gibi içi boş ve moda olmaktan öteye geçemeyen sözlere kulak asmayınız.

3. İş yapma yöntemleriniz; işlerin ve önemli ‘iş detaylarının’ nasıl yapılacağı hakkında prosedürleriniz var mı? Yoksa derhal bunları da tamamlayınız.

4. Tüm bu saydıklarım olsa bile, periyodik olan; teknik ve davranışsal eğitimleriniz var mı? Bunlar da yok veya yetersiz ise; görevi yapacak personelinize gerekli eğitimleri düzenli olarak veriniz. Bilgi ve becerilerini kazandırınız ve / veya tazeleyiniz.

5. Her şeyden önce uygun eleman seçtiniz mi? Gereğinden fazla nitelikli eleman da; nitelikleri yetersiz eleman da işinizi zorlaştırır unutmayınız. Uygun elemanlar seçmeniz için, zaten; baştaki ilk üç maddeyi hatasız tamamlamış olmalısınız.

6. Görev ve sorumluluk verdiğiniz kişinin, yetki, yani; kaynak kullanma izinleri tam mıdır? Eleman çalıştırıp, elemanının iznini bile kendisi veremeyen bir yöneticiden iş beklemeniz hatalıdır ve hayaldir… Altına neredeyse milyon liralık ‘soğutuculu araç’ verdiğiniz satış memurunuza, onaysız bin lira bile harcama yetkisi vermezseniz; bu iş ve işin gereği ile, kullanılması gereken yetki arasında ciddi bir uçurumdur ve büyük zararlar ile yüzleşebilirsiniz…

Bu örnekleri binlere çıkartabiliriz. Anlatmak istediğim, bir insanı mükellef tutabilmeniz ve ‘sorumluklarını’ tam anlamı ile yerine getirmesini sağlamanız için, işin hatasız, tehlikesiz ve doğru yapılması için gereken ‘kaynak kullanma izni’ uygun ve yeterli olarak verilmelidir. Yetki kısıtlayıcısı olmayınız. Yetenek kazandırıp, yetkinleştirip, daha sonra da yetki vermekten korkmayınız. “Korkunun ecele de, işi doğru yaptırmaya da faydası yoktur.”

‘ADAM YOK…’ TUZAĞINA DÜŞMEMELİYİZ

7. Liderlik yapıyor musunuz? Yapmalısınız. Zira hızlı değişim çağında her şey yenilenmekte, değişip, gelişmektedir. Buna işin sahibi ve yöneticileri olarak, bizim yetişmemiz, bunları takım arkadaşlarımızdan önce bizim bilmemiz ve hazmetmemiz gerekir. Liderlik yapmıyorsak sürekli ‘şikâyet’ modunda oluruz ve pek çok yöneticinin düştüğü ‘Adam yok…’ tuzağına düşebiliriz. Lider olarak her yöneticinin; ‘Öğretmenlik’ görevi olduğunu bilmemiz ve yerine getirmemiz gereklidir. Lider olarak; ‘Antrenörlük’, ‘Danışmanlık ve destekleyicilik’ ve nihayet ‘İş Ortağı’ olmak gibi görevlerimizi doğru zamanda ve doğru kişiye, doğru şekilde yapabiliyor olmalıyız.

Günümüzde, ‘Yetki ve sorumluluk vermek veya almak’ konusunda zorlukları olan her yönetici ve iş sahibi; liderlik becerilerini geliştiremeyen yöneticilerdir.
Böyle insanlar sadece ‘yönetimin mekanik işlevlerini’ yerine getirebilen, kısıtlı ve ‘kısır’ kişiler olarak kalmak durumundadırlar. Değişimi yapamaz ve yönetemezler. Kapalı kapılar ardına çekilmek veya bunun tam tersine ‘yönetebilmek için; anlamsız bir zorlama içine girmek’ durumunda kalabilirler.

Lider olamamış bu tip yöneticilerin genel serzenişlerinden biri de; ‘Delege’ edemiyor olmaktır. “Bir işi tam yapamıyorlar” veya “Sürekli geriye dönüp, sorun çözüyoruz” tarzı şikâyetler; yukarıda bahsettiğim; “Adam yok. Adam bulamıyorum” serzenişi ile birlikte “Ben liderlik yapamıyorum” şikâyetinin farklı bir söylenişidir. Suçu kendimizde aramak yerine çevrede ve personelimizde aramak hatasıdır.

HİÇBİR SEKTÖR VE İŞ İÇİN YÜZDE YÜZ HAZIR PERSONEL YOKTUR

Unutmayalım ki; hiçbir sektör ve iş için, dünyamızın hiçbir yerinde yüzde yüz hazır personel yoktur. Her iş ve her iş yeri özeldir. Her iş yöneten de özeldir. İş görenin de, işverenin de; farklı beklentileri ve ‘iş yapış biçimleri’ olabilir. Bunları ahenk içinde, firesiz (Minimum fireli) işe dönüştürmek için; az önce bahsedilen yedi önemli noktaya özen göstermelisiniz. Bu ‘yediliden’ en önemlisi, hiç şüphe etmeyin ki; liderliktir. Lider sistemi oluşturan, geliştiren, sisteme uyumu sağlayan ve sürdüren en stratejik faktördür. Burada benzer kapsamdaki bir durumu da kısaca ele alırsak; hemen her yöneticinin severek kullandığı bir söz de; “Yetkinin verilmez, alınır” olduğu sözüdür. Evet, yetki o işi yapmak için, o işi çözmek için hevesli ve ‘yaşamaya motive’ insana, eğer bilgi kazandırmışsak ve iş ile ilgili becerisi de varsa (Tabii yine kazandırmaya gayret etmişsek) verilmelidir. İnsanları ‘işe uygun’ seçmemek, liderlik ederek eğitip, geliştirmemek, sürekli iletişim halinde olup öz güvenlerini ve motivasyonlarını sağlamamak, gereken yetkiyi vermemek, maalesef, iş görenin değil biz işveren ve / veya yöneticilerin hatalarındandır…